Coordonnatrice ou coordonnateur des opérations

RÉSUMÉ DU POSTE

En tant que coordonnatrice ou coordonnateur des opérations, vous participerez à la rédaction et à la tenue à jour des rapports liés aux livrables opérationnels et aux tâches opérationnelles essentielles en cours. Vous collaborerez avec les membres et les parties prenantes internes et externes, dont le personnel de la Fédération, des équipes nationales et des sites d’hébergement nationaux. Enfin, vous veillerez aux activités courantes de coordination et de gestion des initiatives et présenterez des rapports opérationnels aux principales parties prenantes pour examen. Compte tenu du lien existant entre la conception, l’analyse et la tenue à jour des documents opérationnels, vos fonctions consisteront aussi à assurer une prestation et une coordination harmonieuses des services technologiques. Vous serez membre de l’équipe des Opérations de l’Alliance et relèverez du directeur des Opérations.

RESPONSABILITÉS

• Faciliter la collaboration entre les membres de l’organisation et la communauté de recherche dans son ensemble pour faire avancer la mission de l’Alliance en vue de soutenir les principales activités et initiatives des chercheuses et chercheurs du Canada, selon les besoins de l’équipe des Opérations.
• Établir et maintenir des relations de travail solides et promouvoir le renforcement des capacités de recherche entre l’Alliance, ses partenaires (p. ex., établissements, sites d’hébergement nationaux, équipes nationales de soutien), les organisations au service de l’infrastructure de recherche numérique ainsi que diverses autres parties prenantes.
• Collaborer avec les membres de la Fédération et de l’Alliance pour comprendre les exigences à l’égard des livrables opérationnels.
• Planifier et organiser les réunions, tenir les registres, rédiger des rapports et collaborer avec les organisations partenaires pour s’assurer que les renseignements fournis sont exacts et conformes aux règlements.
• Préparer, analyser et tenir à jour les documents et rapports d’étape sur les livrables liés aux initiatives et aux échéanciers des objectifs opérationnels, notamment en faisant le suivi du rendement et en analysant les livrables par rapport aux exigences.
• Participer aux activités courantes de gestion opérationnelle, y compris en ce qui concerne les inventaires et l’équipement informatique (CMDB – base de données de gestion des changements).
• En collaboration avec les organisations partenaires, créer et tenir à jour les calendriers de planification et les plans de travail précisant les points à ajouter à l’ordre du jour, dont les activités de surveillance et de suivi des mesures à prendre.
• Gérer la correspondance externe et veiller à ce que les demandes faites à l’équipe des Opérations soient signalées et traitées rapidement.
• Tenir une liste complète des partenaires de l’Alliance, y compris les coordonnées de la ou des personnes-ressources les plus indiquées.
• Veiller au déroulement harmonieux et efficace des activités courantes de l’équipe des Opérations en agissant comme principale personne-ressource administrative pour le personnel interne de l’Alliance, tout en servant d’intermédiaire opérationnel avec les organisations partenaires au nom du directeur des Opérations.
• Communiquer les plans, les mesures à prendre, les risques et les problèmes relevés à l’équipe de direction de l’Alliance et aux parties prenantes, et aider à résoudre les problèmes qui surviennent pendant l’exécution des initiatives.
• Collaborer avec l’équipe des Communications de l’Alliance et les autres parties prenantes concernées pour aider à planifier et à organiser des conférences, événements, formations du personnel et activités de mobilisation de l’effectif opérationnel.
• Participer à la surveillance des services provenant de fournisseurs externes auxquels l’Alliance a recours aux fins de gestion des services, notamment Microsoft Office 365.
• En collaboration avec les partenaires de l’Alliance, superviser et coordonner la prestation des services de soutien aux groupes de travail ainsi que la coordination et l’affectation des ressources de l’équipe des Opérations.
• Aider le directeur des Opérations à veiller à ce que les nouveaux membres du personnel soient mis au courant des fonctions associées aux opérations dès leur arrivée dans l’équipe.
• Fournir du soutien administratif membres de la direction de la division des Opérations et sécurité.
• Accomplir des tâches interfonctionnelles et toute autre tâche associée à la classification du poste, au besoin ou sur demande.

COMPÉTENCES

• Baccalauréat en informatique, en génie informatique, en sciences de l’information ou dans un domaine connexe, ou l’équivalent.
• Cinq ans d’expérience de la coordination d’opérations liées aux technologies de l’information (TI).
• Il est obligatoire d’avoir de l’expérience dans la coordination d’activités dans le milieu universitaire ou en recherche scientifique.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et solides qualités de leader, y compris la capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec les partenaires de l’Alliance, le personnel et les parties prenantes.
• De l’expérience de travail dans un poste de gestion des services de TI, un centre de service ou un service de dépannage informatique avec exposition à la gestion financière des TI est considérée comme un atout.
• Connaissance et expérience approfondies des produits Microsoft, notamment Office 365 et Google Workspace.
• De l’expérience de travail avec un logiciel de gestion de l’équipement informatique ou la CMDB est considérée comme un atout.
• Solides compétences en rédaction, sens de l’organisation, habiletés interpersonnelles et aptitudes en gestion du temps.
• Capacité de gérer plusieurs projets et de respecter des échéanciers.
• Proactivité et capacité de travailler en équipe et de façon autonome.
• Capacité d’adaptation dans un environnement dynamique, complexe et aux échéanciers serrés.
• Attitude professionnelle, tout en offrant des services à la clientèle de qualité supérieure.
• Ponctualité et capacité de signaler les problèmes rapidement.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, y compris de l’expérience en rédaction de rapports, de correspondances professionnelles et de manuels de procédures.
• Compétences en communication orale et écrite efficace, souci du service à la clientèle et excellentes aptitudes en présentation d’exposés.
• Excellentes compétences analytiques et organisationnelles et degré élevé d’exactitude et de souci du détail.
• La capacité de communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit dans les deux langues officielles du Canada est un atout.
• Capacité de travailler avec une population multiculturelle.
• Toute autre attestation professionnelle pertinente est un atout.

AVANTAGES SOCIAUX ET AVANTAGES INDIRECTS

En plus de vous offrir un salaire concurrentiel et la possibilité de mener une carrière enrichissante où vous pourrez réellement avoir une incidence au sein de la communauté de recherche du Canada, nous offrons une gamme complète d’avantages qui répondent aux besoins variés de notre équipe diversifiée à l’échelle du Canada, dont :

• Un régime d’avantages sociaux complet comprenant :
  • une assurance-maladie; 
  • une assurance-dentaire;
  • une assurance-invalidité de longue durée;
  • une assurance-vie;
  • un compte de gestion-santé flexible;
  • un compte de mieux-être;
  • des services de soutien en santé mentale.
• Un régime de pension à prestations déterminées
• Des vacances payées 
• Un régime de télétravail comprenant un horaire flexible

Veuillez postuler ici

L’Alliance reconnaît qu’il reste des difficultés à surmonter pour atteindre la pleine participation des groupes en quête d’équité (dont les femmes, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles ou de groupes racialisés et les membres des communautés LGBTQ2+) dans des carrières en recherche, et elle est déterminée à cibler et à éliminer les obstacles qui pourraient subsister dans son propre processus de recrutement, ses programmes et ses pratiques.