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Secrétaire du conseil d'administration

Entreprise
Alliance de recherche numérique du Canada
Lieu de travail
En télétravail, n’importe où au Canada
Type de poste
Temps plein
Échelle de salaire
Les personnes intéressées sont invitées à indiquer leurs attentes salariales pour ce poste.

RÉSUMÉ DU POSTE

En tant que secrétaire du conseil d’administration (CA), vous serez chargé(e) de fournir un soutien efficace au CA de l’Alliance de recherche numérique du Canada (l’Alliance) et aux comités connexes du CA, tout en servant d’intermédiaire et de point de contact entre les membres du CA et l’équipe de l’Alliance. Vous relèverez directement du président-directeur général. 

 

RESPONSABILITÉS

  • Planifier et organiser les réunions liées au CA, tenir les registres, rédiger des rapports et collaborer avec les membres du CA et de la haute direction pour s’assurer que les renseignements fournis sont exacts et conformes aux règlements et aux bonnes pratiques de gouvernance.
  • Veiller à ce que la fonction de secrétariat favorise l’efficacité et l’efficience des processus décisionnels et opérationnels du CA et de la haute direction, tout en facilitant les communications et l’échange de renseignements organisationnels.
  • Diriger et gérer le cadre de gouvernance de l’organisation, y compris un large éventail d’initiatives et activités organisationnelles et de gouvernance de l’information.
  • Promouvoir les processus, protocoles et pratiques exemplaires en matière de gouvernance organisationnelle et en assurer l’amélioration continue et l’exécution.
  • Veiller à ce que les normes et pratiques de gouvernance de l’organisation permettent d’atteindre les objectifs stratégiques organisationnels.
  • Réviser les risques liés à la gouvernance tous les ans.
  • Passer en revue les tendances et nouvelles pratiques exemplaires en matière de gouvernance organisationnelle.
  • Superviser le personnel de soutien du CA et de l’organisation.
  • Coordonner le travail des équipes interfonctionnelles, participer à leurs activités et collaborer avec elles, au besoin.
  • Rédiger et transmettre l’ordre du jour et les documents pour les réunions du CA et de ses comités, les réunions avec les membres et les assemblées générales annuelles.
  • Rédiger avec précision les procès-verbaux des réunions du CA et les distribuer.
  • Mettre à jour, tenir et conserver en toute sécurité le registre des procès-verbaux et les autres documents juridiques.
  • Créer et tenir à jour les calendriers de planification du CA et les plans de travail énonçant les points à l’ordre du jour des réunions du CA prévues au cours de l’année, et assurer une surveillance et un suivi des mesures à prendre.
  • Tenir une liste complète des coordonnées des membres du CA, y compris la date de leur nomination, la durée de leur mandat et leur biographie.
  • Tenir à jour une liste des membres des comités du CA.
  • Superviser la démarche liée au statut d’enregistrement exigé et faciliter le processus annuel de soumission de tous les rapports et renseignements requis.
  • Tenir à jour les politiques de gouvernance et en prévoir l’examen systématique selon l’échéancier fixé par le CA.
  • Gérer la correspondance externe et veiller à ce que les demandes faites auprès du CA ou au sujet de la gouvernance soient signalées et traitées en temps opportun.
  • Assurer la logistique de la planification des réunions et événements se rapportant au CA.
  • Accomplir des tâches interfonctionnelles et toute autre tâche associée à la classification du poste, au besoin ou sur demande.

 

COMPÉTENCES

  • Connaissances normalement associées à l’obtention d’un diplôme d’études collégiales ou universitaires.
  • Solide expérience du soutien des activités d’un CA dans un environnement organisationnel où les activités se déroulent à un rythme rapide (au moins trois années d’expérience de travail).
  • La capacité de communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit dans les deux langues officielles du Canada est un atout.
  • Maîtrise des outils de communication numérique.
  • Solide connaissance et expérience des produits Microsoft.
  • Très solides compétences en rédaction, sens de l’organisation, habiletés interpersonnelles et aptitudes en gestion du temps.
  • Capacité de gérer plusieurs projets et de respecter des échéanciers.
  • Grand souci du détail.
  • Proactivité et capacité de travailler en équipe et de façon autonome.
  • Capacité d’adaptation dans un environnement dynamique, complexe et aux échéanciers serrés.
  • Flexibilité, calme et positivisme dans un environnement en évolution.
  • Degré élevé d’exactitude et de souci du détail.
  • Attitude professionnelle, tout en offrant des services à la clientèle supérieurs.
  • Ponctualité et capacité de signaler les problèmes rapidement.
  • Excellentes compétences interpersonnelles et solide esprit d’initiative, y compris la capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec la communauté de recherche, l’équipe de l’Alliance et les parties prenantes externes.
  • Capacité de travailler avec une population multiculturelle. 
  • Toute autre attestation professionnelle pertinente est un atout.

 

AVANTAGES SOCIAUX ET AVANTAGES INDIRECTS 

En plus de vous offrir un salaire concurrentiel et la possibilité de mener une carrière enrichissante où vous pourrez réellement avoir une incidence au sein de la communauté de recherche du Canada, nous offrons une gamme complète d’avantages qui répondent aux besoins variés de notre équipe diversifiée à l’échelle du Canada, dont : 

  • Un régime d’avantages sociaux complet comprenant : 
    • une assurance-maladie; 
    • une assurance-dentaire; 
    • une assurance-invalidité de longue durée; 
    • une assurance-vie; 
    • un compte de gestion-santé flexible; 
    • un compte de mieux-être; 
    • des services de soutien en santé mentale. 
  • Un régime de pension à prestations déterminées 
  • Des vacances payées  
  • Un régime de télétravail comprenant un horaire flexible 

 

Veuillez postuler ici

 

L’Alliance reconnaît qu’il reste des difficultés à surmonter pour atteindre la pleine participation des groupes en quête d’équité (dont les femmes, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles ou de groupes racialisés et les membres des communautés LGBTQ2+) dans des carrières en recherche, et elle est déterminée à cibler et à éliminer les obstacles qui pourraient subsister dans son propre processus de recrutement, ses programmes et ses pratiques.